Wir alle mögen ein Stöhnen nach einem langen, anstrengenden Tag bei der Arbeit - aber tief im Inneren wissen wir, dass wenn es nur ein bisschen besser organisiert wäre, die Dinge nicht so schlecht wären. Wir wären besser auf die Aufgaben vorbereitet, mit denen wir konfrontiert werden, sind besser in der Lage, mit unerwarteten Komplikationen fertig zu werden, und sind weniger in Panik geraten, wenn ein Termin droht.
Der schwedische Business-Guru David Stiernholm weiß das auch und deshalb ist er ein Struktör - jemand, der den Menschen hilft, alltägliche Unordnung in den Griff zu bekommen, positive Gewohnheiten zu entwickeln und sich besser zu konzentrieren.
"Das Schöne am Strukturieren ist, dass selbst die einfachsten und kleinsten Veränderungen oft große Auswirkungen auf die Produktivität haben - ganz zu schweigen von den positiven emotionalen und mentalen Effekten", sagt Stiernholm.
Er verwendet diese Prinzipien im Geschäftsleben, aber sie können sich auf alles beziehen, von der Erstellung eines Trainingsprogramms bis hin zur Planung einer Veranstaltung oder zum Schreiben eines Buches. Folgen Sie seinem Acht-Punkte-Plan, um Chaos durch Struktur zu ersetzen.
1. Erhalten Sie Ihren Plan an Ort und Stelle
Die Verbesserung Ihrer Gewohnheiten sollte als ein Projekt wie jedes andere betrachtet werden. Ihre erste Aufgabe besteht also darin, sich für acht halbe Stunden zu entscheiden, wann Sie an Ihrem Strukturprojekt arbeiten - wie Meetings, nur mit Ihnen. Der erste Slot ist der, in dem du die nächsten sieben einplanst, also herzlichen Glückwunsch, du bist schon auf dem richtigen Weg!
Finde in diesem ersten Treffen einen Weg, dich selbst zu belohnen, während du durch das Programm gehst. Wenn es ein Gadget oder eine Sache gibt, die du möchtest, mache einen Gutschein, teile ihn in acht Token und gib dir jedes Mal ein Token, wenn du einen Abschnitt fertiggestellt hast. Oder haben Sie eine sichtbare Anzeige, wo Sie die Punkte markieren. Einer meiner Kunden hat eine Schachtel mit extra großen Matches bekommen und auf jedes von ihnen ein Sub-Tor geschrieben. Für jedes Ziel, das sie erreichte, zündete sie das Streichholz an und genoss das Gefühl der Erfüllung, während das Spiel ausbrannte.
2. Wählen Sie Ihr Werkzeug
Wo notieren Sie die Aufgaben, die Sie erledigen müssen? Vielleicht sind einige von ihnen E-Mails, die als ungelesen oder markiert markiert sind, mit mehr auf Post-Its oder in einem Notizbuch, während noch mehr in einer Art To-Do-Liste App sind. Dies ist ein häufiger Fehler. Je mehr Orte Sie für Ihre Notizen haben, desto schwieriger wird es, zu identifizieren, worauf Sie sich gerade konzentrieren müssen.
Holen Sie sich ein Stück Papier und notieren Sie alle Dinge, die Sie tun müssen, wenn sie Ihnen in den Sinn kommen. Beginnen Sie mit dem, was Sie heute, in dieser Woche usw. tun müssen, und fahren Sie so weit voraus, wie Sie es für hilfreich halten.
Entscheiden Sie, wo Sie von nun an all Ihre Aufgaben erledigen werden. Es spielt keine Rolle, ob es sich um ein digitales Tool wie Outlook, ein Notebook oder sogar Notizzettel auf einem Board handelt. Sobald alle Ihre Aufgaben an einem Ort sind, werden Sie sofort wissen, was zu tun ist und wann - und dass Sie nichts Wichtiges oder Dringendes verpassen.
3. Klären Sie Ihre Aufgaben
Ich arbeitete einmal mit einem Mode-Unternehmer, der ursprünglich eine Hebamme war. Eines Tages besuchte eine werdende Mutter, die einen ungewöhnlichen Hautausschlag hatte, sie. Mein Klient dachte: "Wir sollten uns das wirklich anschauen" und schrieb "Wichtig! Bauch! «Auf eine Notiz, die er auf die Krankenakte des Patienten legte. Nach ein paar Tagen fand sie die Patientenakte in einem Stapel. Sie hatte eine Reihe anderer Bäuche gesehen und konnte sich jetzt nicht erinnern, was sie gemeint hatte. Der Teufel steckt im Detail bei der Formulierung von Aufgaben.
Gehen Sie Ihre Liste durch und formulieren Sie die Details jeder Aufgabe konkret und gründlich. Wenn Sie zuerst eine Aufgabe erledigen müssen, bevor Sie eine Aufgabenaufgabe außerhalb der Liste überprüfen können, teilen Sie sie in zwei separate Aufgaben auf. Stellen Sie sicher, dass jede Aufgabe ein Verb enthält, und achten Sie auf Verben wie "reparieren", "sicherstellen" und andere mehrdeutige Beschreibungen dessen, was Sie vorhaben - Sie könnten damit enden, ein ganzes Projekt hinter vagen Phrasierungen zu verbergen.
4. Erstellen Sie Ihre Kategorien
Der Wert einer einzigen To-Do-Liste ist klar. Der Nachteil ist, dass das Betrachten einer langen Liste Ihrer Aufgaben überwältigend erscheinen kann. Hier kommt eine gute Struktur ins Spiel: Indem Sie kategorisieren, vermeiden Sie, abgelenkt zu werden, indem Sie Aufgaben sehen, an denen Sie gerade nicht interessiert sind, und es wird einfacher, sich auf die bevorstehende Aufgabe zu konzentrieren.
Wo musst du physisch sein, um die Aufgabe zu erledigen? Wie lange dauert die Aufgabe? Wann muss die Aufgabe abgeschlossen werden? Wenn zum Beispiel 20% Ihrer Aufgaben während Ihrer Fahrt erledigt werden können, sehen Sie nur ein Fünftel der gesamten Liste, wenn Sie es im Zug überprüfen.
Digitale To-Do-Listen-Tools ermöglichen es Ihnen, Aufgaben zu kategorisieren, indem Sie ein Kontrollkästchen aktivieren oder Labels oder Tags verwenden. Wenn Ihre Aufgabenliste in einem physischen Format vorliegt, können Sie geschriebene Symbole verwenden, Ihr Notizbuch in Abschnitte aufteilen, indem Sie Registerkarten oder Teiler verwenden, oder einfach Textmarker verwenden. Beginnen Sie damit, nur eine Möglichkeit zu wählen, Ihre To-Do-Aufgaben zu kategorisieren und nach und nach weitere Kategorien hinzuzufügen - andernfalls werden Sie diese Methode als schwierig und kompliziert empfinden und zurückdenken anstatt sie zu notieren (weil "es so schneller geht") ").
5. Nehmen Sie sich Zeit, um zu wiederholen
Unerwartete Dinge passieren die ganze Zeit - und wenn sie es tun, werden Pläne und Pläne gestört. Wir beabsichtigen, eine Änderung vorzunehmen und einen ehrgeizigen Plan dafür zu erstellen, aber etwas Unvorhergesehenes führt uns vom Kurs ab. Aufgaben, die zuvor als Prioritäten angesehen wurden, sind plötzlich nicht mehr so wichtig wie eine neuere, dringendere Aufgabe.
Die Gefahr besteht darin, dass Sie sich entmutigt statt motiviert fühlen und zu dem Schluss kommen, dass sich Ihre Arbeitssituation einfach nicht ändern lässt.Sie sollten also Ihr Bestes geben, um das Unerwartete zu erwarten. Anstelle einer neuen Strukturierungsaufgabe sollten Sie diesen Slot als "Ersatz" behandeln und ihn als Gelegenheit nutzen, um in die Erfolgsspur zurückzukehren, wenn Sie mit einer der vorherigen Aufgaben in Rückstand geraten sind.
6. Jage die Mühlsteine aus
Durch das regelmäßige Überprüfen von Aufgaben auf Ihrer Liste können Sie den Rausch erleben, einen weiteren Schritt gemacht und etwas erreicht zu haben. Aber die meisten Leute haben einige Aufgaben, die für Tage, Wochen oder sogar Monate auf der Liste bleiben. Sie sitzen einfach da, gären und brauen Frustration, und ich bezeichne sie als "Mühlsteine". Jedes Mal, wenn Sie sie unvollständig sehen, fühlen Sie sich entmutigt und die Liste verliert an Wert. Je länger Sie diese ablegen, desto schwieriger ist es, anzufangen.
Finde deine Mühlsteine und formuliere für jeden den nächsten möglichen Schritt als Aufgabe. Mach es klein, so klein, dass es dir fast peinlich ist, es auf deine To-Do-Liste zu schreiben, und dann wird es einfach zu machen sein und du wirst auf deinem Weg sein, dich motiviert fühlen - was viel besser ist als stecken und passiv. Sie könnten sogar einen solchen Schub bekommen, dass Sie Lust haben, jeden Tag einen oder mehrere anzugehen.
7. Zeit, um rationalisiert zu werden
Es gibt viele Orte, an denen Sie Dokumente speichern können. Wenn sie physisch sind, könnten sie in Magazindateien, hängenden Dateiordnern, einem Posteingang auf Ihrem Schreibtisch oder nur Stapel sein; Wenn sie digital sind, könnten sie auf Ihrem Desktop, auf einem freigegebenen Dateiserver, auf einem USB-Stick oder in einer Cloud sein … oder mehrere Versionen von diesen.
Du kennst dich vielleicht um sie herum, aber wenn du jemals fort bist oder krank bist, wird es niemand anders tun. Die andere Gefahr ist Ablenkung - je mehr Dateien oder Stapel Sie haben, desto wahrscheinlicher ist es, dass Sie eines sehen, während Sie an einem anderen arbeiten, und an etwas anderes denken, das Sie tun müssen.
Wählen Sie einen (oder vorzugsweise mehrere) dieser Speicherorte. Wählen Sie dann drei von dem, was Sie an diesem Ort speichern. Dann lege es woanders ab oder, noch besser, wirf es weg. Du bist sofort stromlinienförmiger.
Eine Studie berichtet in der Harvard Business Review zeigte, dass in einem achtstündigen Arbeitstag ungefähr 70 Minuten durch Ablenkungen verloren gingen. Wenn Sie diesen Zeitverlust um nur ein Zehntel verringern können, erhalten Sie die Entsprechung von 3½ Arbeitstagen pro Jahr.
8. Schau zurück, um nach vorne zu schauen
Auf diese Weise werden Sie eine Menge Dinge über die Art und Weise, wie Sie arbeiten, realisiert haben und es wird Ihnen ein sehr wichtiges Strukturwerkzeug geben: Voraussicht. Wenn Sie eine fortlaufende Routine erstellen können, die für Sie arbeitet, können Sie bevorstehende Ereignisse vorhersehen.
Entscheiden Sie, wie oft Sie Ihre Liste und Kategorien pausieren und überprüfen müssen, wann dies am besten für Sie funktioniert (Freitags können Sie also die Woche "schließen" und am Wochenende entspannen, oder montags, um die Woche proaktiv zu beginnen?), und planen Sie diese Slots ein. Erstellen Sie eine Checkliste dessen, was Sie während dieser Zeit durchmachen werden. Sie werden feststellen, dass Sie dadurch mehr Spielraum haben - was bedeutet, dass Sie nicht von den bevorstehenden Deadlines abgefangen werden und dass Sie die Dinge in letzter Minute weniger erledigen werden.
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Killer-Strategien zum Beherrschen Ihrer Aufgabenliste
Die Arbeitswelt verändert sich, sagen Alexandra Cavoulacos und Kathryn Minshew, Gründer des Online - Karrierenzentrums The Muse und Autoren von Die neuen Regeln der Arbeit. Folgen Sie ihren Ratschlägen, um Ihre Karrierefortschritte zu beschleunigen und mehr Zeit für die Dinge zu finden, die Sie lieben.
Um den Krieg gegen die Zeit zu gewinnen, müssen Sie nicht Hunderte von Online-Tools ausprobieren, die behaupten, dass sie Profis dabei helfen, produktiver zu sein. Ja, diese Tools können helfen, aber im Grunde geht es darum, zu überdenken, wie Sie die Zeit nutzen. Und das beginnt jeden Tag damit, wie Sie Ihre Aufgaben organisieren.
Das Beschäftigungsnetzwerk LinkedIn erstellte eine Umfrage, die zeigte, wie sehr unsere professionellen To-Do-Listen eine Überarbeitung benötigen. Es stellt sich heraus, dass wir gut darin sind, die Dinge aufzulisten, die wir tun müssen, aber nicht so gut, sie wirklich zu tun. Tatsächlich geben fast 90% der Fachleute zu, dass sie am Ende eines durchschnittlichen Arbeitstages nicht alle Aufgaben auf ihrer To-Do-Liste erfüllen können. Wenn Sie es satt haben, jeden Tag die gleichen alten To-Do-Listen zu bearbeiten - und dabei zu kurz zu kommen -, dann sind das vier Schlüsselstrategien, um all das zu ändern.
1. Behalten Sie eine einzelne Master-Aufgabenliste für die Arbeit
Seien wir ehrlich: Wenn Sie sich einen Überblick über alle Aufgaben verschaffen wollten, die Sie im Moment für die Arbeit erledigen mussten, könnten Sie wahrscheinlich nicht alles auf einer einzigen Liste finden. Stattdessen haben Sie wahrscheinlich ein paar Post-its hier, einen gespeicherten Entwurf in Ihrer E-Mail, Notizen, die in Stickies auf Ihrem Computer notiert sind, und vielleicht eine oder zwei Checklisten-Apps auf Ihrem Telefon, oder? Aber wenn das Ziel darin besteht, wirklich alles zu erledigen, ist ein einziger Platz für Ihre arbeitsbezogenen Aufgaben ein Muss. Wählen Sie also Ihre Methode der Wahl und beginnen Sie zu konsolidieren.
Die Liste kann eine handgeschriebene in Ihrem vertrauenswürdigen Planer sein, ein Dokument, das Sie auf Ihrem Desktop haben, eine App auf Ihrem Telefon oder was auch immer - es geht nicht um das Medium, es geht um den Gedankenprozess.
Stellen Sie sicher, dass Sie unabhängig von der verwendeten Methode Ihre Liste von überall hinzufügen können. Dies bedeutet, dass Sie bei Verwendung einer Desktop-App ein System einrichten müssen, um Aufgaben zu erfassen, die außerhalb Ihres Computers auftreten, z. B. Aufgaben, die Sie während eines Meetings erhalten, oder Telefonanrufe Du erinnerst dich während deiner Heimreise, dass du morgen machen musst.
Wir bevorzugen diese Erinnerungen per E-Mail an uns und löschen die E-Mail dann, sobald wir sie in die Hauptliste übertragen haben.Aber sie einfach auf Haftnotizen zu schreiben und in die Datei zu übertragen, funktioniert auch.
2. Befolgen Sie die Regel 1-3-5
Wir haben nicht nur unsere eigene Produktivität, sondern auch die unseres gesamten Teams bei TheMuse.com verändert, indem wir die Regel 1-3-5, die Alex entwickelt hat, befolgen. Hier ist der Kern: An einem bestimmten Tag, nehmen Sie an, dass Sie nur eine große Sache, drei mittlere Dinge und fünf kleine Dinge erreichen können, und Ihre To-Do-Liste auf diese neun Punkte eingrenzen.
Sound unheimlich? Nun, das ist es zuerst. Aber ob du willst oder nicht, du hast nur so viele Stunden am Tag und du wirst nur eine begrenzte Anzahl von Dingen erledigen. Erzwingen Sie Prioritäten zu setzen, indem Sie Listen mit 1-3-5 erstellen. Das bedeutet, dass die Dinge, die Sie erreichen, die Dinge sind, die Sie tun, anstatt die, die erledigt werden.
Natürlich kann die Anzahl der Aufgaben selbst flexibel sein. Wenn Sie beispielsweise einen Großteil Ihres Tages in Besprechungen verbringen, müssen Sie möglicherweise die Anzahl der Aufgaben reduzieren. Oder wenn Ihre Position eine ist, bei der jeder Tag viele unerwartete Aufgaben und Aufgaben mit sich bringt, können Sie versuchen, eine mittlere und zwei kleine Aufgaben leer zu lassen, um sich auf die Anfragen Ihres Chefs in letzter Minute vorzubereiten.
Dies bedeutet nicht, dass Sie Ihre Master To-Do-Liste auf nur neun Dinge beschränken müssen. Stattdessen sollten Sie zwei Arten von Listen aufbewahren: eine große "Küchenspüle", eine umfassende Liste von allem, was Sie zu einem bestimmten Zeitpunkt tun müssen (alles an einem Ort), und eine andere, die kürzer ist und Ihnen Marschbefehle für das gibt, was zu bekommen ist fertig für heute.
Wir empfehlen Ihnen, vor dem Verlassen der Arbeit am Abend ein paar Minuten zu nehmen, um 1-3-5 für den nächsten Tag zu definieren, damit Sie bereit sind, morgens auf dem Boden zu laufen.
Eine solche Vorausplanung bedeutet auch, dass Sie in der Lage sind, fundiertere Gespräche mit Ihrem Vorgesetzten zu führen, wenn er Ihnen etwas Neues aufschneidet, das sofort erledigt werden muss, sowie die Werkzeuge, um Ihre anderen Arbeiten neu zu priorisieren. Zum Beispiel, wenn eine Überraschung Präsentation in Ihre Runde fällt, versuchen Sie, "Sicher, ich kann das um 3 Uhr nachmittags bekommen, aber die Q1-Berichte werden nicht bis morgen bereit sein, da ich geplant hatte, heute daran zu arbeiten."
3. Beende eine wichtige Aufgabe vor dem Mittagessen
Dieser kann hart sein, aber es funktioniert. Nehmen Sie eine Ihrer großen oder mittleren Aufgaben an und nehmen Sie sie als erstes vormittags auf, noch bevor Sie Ihre E-Mails gelesen haben, wenn Sie können. Vertrauen Sie uns, es gibt kein besseres Gefühl, als vor dem Mittagessen eine große Aufgabe zu erledigen.
Motivationsexperte und Autor Brian Tracy nennt dies "Fress deinen Frosch", eine Anspielung auf das berühmte Zitat von Mark Twain: "Iss einen lebenden Frosch als erstes am Morgen und nichts Schlimmeres wird dir den Rest des Tages passieren."
Kathryn identifiziert ihre "Frösche" oft für den nächsten Tag - die schwierigsten Aufgaben oder diejenigen, von denen sie weiß, dass sie am wenigsten genießen wird - die Nacht zuvor. Das hilft mental, sie darauf vorzubereiten, sie am Morgen anzugehen, und es hält sie davon ab, sie bis zum nächsten Tag, dann am nächsten Tag abzulegen.
4. Blockieren Sie Ihren Kalender
Wenn Sie feststellen, dass Sie immer überschätzen, wie viel Sie an einem Tag erledigen können, versuchen Sie, Zeit für jede Ihrer Aufgaben in Ihrem Kalender zuzuweisen, genau wie bei der Planung von Besprechungen. Sobald Sie die Aufgaben in Ihrer To-Do- oder 1-3-5-Liste definiert haben, versuchen Sie, sie zu planen, und sperren Sie die entsprechende Zeit für jeden.
Es ist wichtig, realistisch darüber zu sein, wie lange jeder tatsächlich dauert. Das Schreiben dieser wichtigen E-Mail an einen Kunden kann beispielsweise 15 Minuten in Anspruch nehmen, während die Vorbereitung der Q1-Strategie für Ihr Team einige Stunden dauern kann.
Es ist einfach, aber gefährlich, in die Falle zu gehen, kritische Arbeitsprodukte in Momente zwischen den Sitzungen zu verbannen. Wie der Ökonom John Kenneth Galbraith einmal sagte: "Meetings sind unverzichtbar, wenn man nichts tun will".
Wenn Ihre Stellenbeschreibung nicht nur Besprechungen ist (und wir vermuten, dass dies nicht der Fall ist), ist Zeitblockierung eine großartige Möglichkeit, um sicherzustellen, dass Sie Zeit für echte Arbeit haben: die Dinge, die das Unternehmen voranbringen und die Kunden an das Unternehmen zahlen.
Wenn Sie dies versuchen, sollten Sie auch sicherstellen, dass Sie die Zeit in Ihrem Kalender blockieren, um E-Mails, Brainstorming oder andere wichtige, aber nicht lieferbare Aufgaben nachzuholen. Wenn es Ihre Verantwortlichkeiten erlauben, versuchen Sie, eine Stunde am Morgen und eine Stunde am Nachmittag zu blockieren, um Ihren Posteingang durchzuarbeiten - und disziplinieren Sie sich dann darauf, die Zeit nicht zwischen E-Mails zu verbringen, wenn Sie geplant hatten, an etwas anderem zu arbeiten.
